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まちゅダイアリー


2006-01-05 (木)

Becky! でメールを整理 (The Inbox Makeover)

先日、Google のデスクトップ検索 (GDS) でメールを検索できるようにしたんだけど、その延長でメール整理方法を抜本的に見直すことにした。 これまでは、メーリングリストや目的別にフォルダを分けていたんだけど、「The Inbox Makeoverですっきり」を参考にタスク別で分類することにした。 ポイントは以下の2点。

  • 主要なメールフォルダは「受信箱」、「要返信」、「要作業」、「Hold」、「委任中」、「保存」のみ。
  • 過去のメールはフォルダの分類ではなく強力な検索機能で見つける。

しばらく使ってみたけど、余計なフォルダの分類に悩まされること無く、気持ちよくメールが整理できるようになった。 Becky! を使っているけど、他のメーラでも似たような方法は使えるはず。

必要なもの

分類方法

メーラで以下のフォルダを作成する。

  • 受信箱: メールサーバから受信したばかりのメール
  • Respond (要返信): 作業無しで返信できるメール
  • Action (要作業): 何か作業が必要なメール
  • Hold (数日中に使う): 今は使わないけど、数日中に必要になるメール
  • Waiting (委任中): 他の人に作業をお願いしているメール
  • Save (保存): 保存用のメール
  • メルマガ: メールマガジンやメーリングリストの格納用(自動振り分け)
  • spam: SPAMメールの振り分け用(自動振り分け)

「メルマガ」と「spam」は、POPFile での自動振り分け用に使う。 それ以外のメールは全て受信箱に入るようにしておく。

処理の流れ

実際にメールを処理するときの流れは、このようになる。

  1. メールサーバからメールを受信する。この時点で spam とメールマガジンのメールは、自動的に別フォルダに振り分けられる(後述)。
  2. 受信箱に入ったメールを流し読みし、「要返信」・「要作業」・「保存」などに振り分ける。すぐに返信できるメールは、すぐに返信する。受信箱は常に空にしておく。
  3. ある程度まとまった時間を用意し、「要返信」や「要作業」に入っているメールを一気に片付けていく。作業が終わったメールは「保存」フォルダに移動する。

従来の分類による整理から、タスク(返信・作業)ベースの整理になったところが最大の違い。

POPFile を使った振り分け設定

POPFile に work, magazine, spam のバケツを作り、それぞれ X-Text-Classification ヘッダー を ON にしておく。 POPFile で spam や magazine と判定されたメールは、 X-Text-Classification というヘッダが付与されるので、 Becky の振り分けルールでそれぞれのフォルダに振り分けるようにしておく。

メールの移動

この方法では、メールのフォルダへの移動が頻繁に発生する。 Becky ではメールの移動に Drag & Drop を使うので、大量のメールを移動させるのは少し面倒。 そこで、 MoveTo Plugin という Becky プラグインを入れて、右クリックでメールを移動できるようにした。 Delete キーか何かを押すだけで、メールを「保存」フォルダに移動できるともっと楽だろうな。

メールの検索

Google DesktopGoogle Desktop プラグイン for Becky! を使ってメールを検索する。 spam フォルダを以外を、検索対象に指定している。 ちなみに、このプラグインには、検索結果の画面 (Web ブラウザ) から Becky のメール画面に飛ぶ機能があるんだけど、Becky 側でメールを別のフォルダに移動させたらこの機能が使えなくなってしまった。

所感

この方法のいいところは、「保存」フォルダに入れたメールのことを頭からきれいさっぱり忘れられること。 やるべきことは、「要返信」や「要作業」を見れば分かるし、過去のメールは強力な検索機能で簡単に見つけることができる。 今までは、「あのメールに返信しないと…」と頭の片隅で思っていたけど、そういう心配が不要になることで心理的な負担がかなり減った。

改善できるポイントがあるとすれば…

  • キーボードだけで簡単にメールのフォルダを移動できるようにしたい
  • フォルダを移動しても、検索結果から Becky のメールを開きたい
  • 「要返信」・「要作業」のメールの数を一覧で表示させたい(未読メールの数なら表示できるけど)